Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri 5 Febbraio 1999, n. 10888

Il regolamento di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997, n. 127, in materia di semplificazione delle certificazioni amministrative, approvato con decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 403, entrera’ in vigore il 23 febbraio 1999. Tale regolamento innova in modo organico la materia della documentazione amministrativa con la finalita’ di ridurre gli adempimenti per i cittadini e le imprese, di estendere i casi in cui si puo’ ricorrere alle dichiarazioni sostitutive, di eliminare o, quanto meno, ridurre al minimo il ricorso alla certificazione, di rendere effettiva e piu’ semplice l’acquisizione d’ufficio, peraltro gia’ prevista dall’art. 18 della legge n. 241/1990, di documenti in possesso della stessa o di altre pubbliche amministrazioni.

Le disposizioni contenute nel regolamento oltre ad introdurre semplificazioni per i cittadini, produrranno un alleggerimento del lavoro dei servizi anagrafici dei comuni, una riduzione del numero delle autentiche e necessariamente un adeguamento di strutture e mezzi alle nuove modalita’ di trasmissione di dati e documenti.

Considerata l’importanza che il governo attribuisce al raggiungimento degli obiettivi di semplificazione e le attese dell’opinione pubblica in relazione all’attuazione del nuovo regolamento, sentito anche l’osservatorio permanente sull’applicazione della legge n. 127/1997, istituito presso La Presidenza del Consiglio dei Ministri con la presenza di rappresentanti del dipartimento della funzione pubblica e del Ministero dell’interno, si rappresenta la necessita’ che le amministrazioni predispongano, prima dell’entrata in vigore del decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998, tutte le misure necessarie per la tempestiva ed efficace attuazione delle nuove disposizioni. In particolare le singole amministrazioni sono tenute a: a) procedere rapidamente alla valutazione dell’impatto del nuovo regolamento sui procedimenti e sull’organizzazione degli uffici al fine di predisporre le eventuali modifiche organizzative laddove si rendessero necessarie b) procedere, entro il 22 febbraio p.v., alla revisione della modulistica per l’autocertificazione e per le istanze che, ove necessario devono contenere le formule delle dichiarazioni sostitutive. In tali moduli dovra’ inoltre essere inserita la formula dell’ammonimento relativo alle sanzioni penali di cui all’art. 26 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, in caso di false dichiarazioni c) procedere all’individuazione dei criteri per la verifica sulla veridicita’ delle dichiarazioni sostitutive attraverso controlli a campione e nei casi in cui VI sia ragionevole dubbio circa il contenuto delle dichiarazioni; d) procedere all’individuazione degli strumenti e delle modalita’ per la trasmissione e l’acquisizione d’ufficio di dati e documenti. Si ricorda che il nuovo regolamento consente, oltre all’uso del fax, la trasmissione attraverso altri mezzi telematici e informatici idonei a garantire la certezza della provenienza come la posta elettronica ed altri collegamenti telematici. A tal fine sono auspicabili intese tra le amministrazioni per lo scambio di dati e di documenti anche in via telematica e) impartire disposizioni chiare agli uffici e al personale per dare piena attuazione alle nuove disposizioni, assicurando l’aggiornamento e la formazione del personale coinvolto e richiamando l’attenzione sulle previsioni del regolamento relative alla violazione dei doveri d’ufficio in caso di mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e sulla responsabilita’ del dichiarante in caso di dichiarazioni false f) adottare iniziative tese a promuovere l’informazione degli utenti sulle novita’ del regolamento indicando gli uffici ai quali rivolgersi per informazioni piu’ dettagliate ed eventualmente per segnalare la non corretta applicazione delle disposizioni in materia di autocertificazione g) svolgere un monitoraggio puntuale e una verifica sulla concreta ed integrale attuazione delle disposizioni del regolamento in esame e delle leggi 15 maggio 1997, n. 127, e 16 giugno 1998, n. 191. Nel caso in cui risultassero significative violazioni delle norme sull’autocertificazione devono essere avviati, secondo le modalita’ e i termini fissati dalle fonti normative e dai ccnl nei confronti dei dipendenti inadempienti i relativi procedimenti disciplinari. Si richiama l’attenzione dei dirigenti sulla responsabilita’ per il mancato avvio dei procedimenti disciplinari.

Gli uffici di controllo interno delle amministrazioni accerteranno ai fini della valutazione dei risultati raggiunti ai sensi dell’art. 20 del Decreto Legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, e successive modifiche, la corretta applicazione delle norme sull’autocertificazione. Le prefetture svolgeranno un ruolo di sensibilizzazione e promozione dell’applicazione del regolamento, avvalendosi dei comitati Provinciali della pubblica amministrazione. Si richiama inoltre l’attenzione sulle novita’ introdotte dall’art.1 del regolamento in esame che impone l’obbligo per l’iscrizione alle scuole di ogni ordine e grado e alle universita’ e per i procedimenti di competenza della motorizzazione civile e dei Comuni di richiedere ai cittadini esclusivamente l’autocertificazione. L’osservatorio permanente sull’applicazione della legge 15 maggio 1997, n. 127, e’ a disposizione per la segnalazione di quesiti e problematiche interpretative.